وبلاگ

امروزه شرایط و فضای رقابتی سازمان ها بیش از پیش پیچیده، متغیر و گسترده شده است. این فضا به سرعت در حال تغییر است، به گونه ای که  برای بیشتر سازمان ها این سرعت به مراتب بیش از سرعت پاسخگویی و توان تطبیق آنهاست؛ به عبارت دیگر به مجرد آنکه تغییری در شرایط یاد شده به وجود آید و سازمان بخواهد به آن تغییر واکنش نشان دهد و خود را با آن هماهنگ و منطبق سازد، تغییر بعدی از راه می رسد. همه مدیران با فراگرد تصمیم گیری سروکار دارند، زیرا حرفه آنان اقتضا می کند با وجود این ، بیشتر آنان از تحلیل اینکه چگونه یک تصمیم را اتخاذ کنند، ناتوانند، همان گونه که یک بازیکن حرفه ای الزاما نمی تواند چگونگی گردش بازوانش را هنگام پرتاب توپ بسکتبال ترسیم کند در حالی که به طور طبیعی بارها چنین کاری را انجام داده است (ابراهیمی،1384).

 

در واقع تصمیم گیری و  مدیریت را می توان مترادف دانست زیرا تصمیم گیری جز اصلی مدیریت است. مدیران هنگام اتخاذ تصمیم با شرایط مختلفی سروکار دارند. همچنین تصمیماتی که توسط آنان اتخاذ می شود، ماهیتی متنوع دارند. گاهی با اقدام به بررسی های گسترده، بدیل های متعددی ارزیابی می شوند تا در مورد نحوه بنای یک ساختمان تصمیم گیری شود(رضائیان، 1385، 138).

 

هرچه یک مدیر نسبت به مبانی اطلاعاتی تصمیم خود مطمئن تر باشد، اعتماد او به موفقیت آن تصمیم بیشتر است. البته رمز موفقیت در از بین بردن شرایط عدم اطمینان نیست زیرا در عمل امکان پذیر نیست ولی مدیر می تواند با تلاش برای دستیابی به جایگاه قابل قبول و مناسبی، به موفقیت قابل توجهی نایل گردد(ابراهیمی،43،1384).

 

سازمان ها را در سبز فایل از بکار گیری سیستم های کامپیوتری و تکنولوژی اطلاعات و رسانه های پیش رفته گریز و گزیری نیست و آینده از ان آنانی است که با شناخت دقیق و صحیح ، محاسن و معایب این سیستم ها را موشکافانه مورد امعان نظر قرار داده و از تجربه دیگران درس بگیرند بدون اینکه هزینه های آن تجربه را مجدداً تقبل نمایند .

 

دسترسی به کامپیوتر و تکنولوژی اطلاعات و رسانه هایا پیش رفته ، مولد شتاب فزاینده هست و شتاب ، این تاثیر را دارد که هر واحدی از زمان را که صرفه جویی می شود از واحد قبلی آن با ارزش تر می سزد . بدین ترتیب حلقه باز خورد مثبتی به وجود می آید که شتاب را شتاب می بخشد .

 

گسترش سیل آسای کامپیوتر  در دهه های اخیر ، مهمترین تغییر را در نظام دانایی از اختراع چاپ در قرن پانزدهم یا حتی از اختراع خط به این سو پدید آورده است . به موازات  این تغییر خارق العاده ، گسترش شبکه ها و رسانه های جدید آمده است که به همان اندازه شگفت انگیز  است و کارش ، جابجا کردن دانایی و عناصر تشکیل دهنده آن یعنی داده و اطلاعات است(رضائیان،116،1376).

 

آنچه که مدیران در سطوح  مختلف سازمان انجام می دهند و همواره در فضای آن حرکت می نمایند ، تصمیم گیری را می توان جمع آوری و پردزش اطلاعات در نظر گرفت ( صرافی زاده  ،56،1383).

 

داشتن اطلاعات دقیق ، مرتبط و به هنگام و سریع باعث  بالا رفتن سرعت و دقت تصمیم گیری شده و جلوی انتخاب بسیاری از تصمیمات نادرست را خواهد گرفت . در این برنامه زمانی ، یک مدیر کار آمد بدون داشتن  اطلاعات مورد نیاز خود قادر به رهبری سازمان و رسیدن به اهداف از قبل تعیین شده نیست.

 

مدیران به منظور مواجهه با محیط و تحقق اهداف سازمانی خود با مد نظر قرر دادن متغیر های محیطی ضرورتاً بایستی محیط را تحلیل و متغیر های آن شناسائی و تدبیر مناسب در بر خورد با آنها اتخاذ نمایند . این امر مستلزم برخورداری از اطلاعات به هنگام درون و برون سازمانی و نیز امکان بهره برداری بهینه از آنها را دارد (امینی،50،1375).

 

رواج ریز کامپیوتر  در ادارات ، با انتشار  روز افزون محصولات جدید ارتباطی ، کامپیوتری  و ذخیره سازی اطلاعات و تغییرات اساسی در روش اجرای امور اداری همراه بوده است در ابتدی کار از سیستم های کامپیوتری  برای مکاتبات به صورت مستقل استفاده می شد . اما به مرور زمان  کامپیوتری ها به یکدیگر مرتبط گردیدند . این ارتباط به کاربران اجازه می دهد نه تنها از فایلهای مکاتبات به صورت مشترک استفاده نمایند . بلکه می توانند برای یکدیگر پیام ارسال نمایند . امروزه انواع مختلفی از سیتمهای اتوماسیون اداری وجود دارد . سیستم اطلاعات  مدیریت درس طرح مختلف سازمانی و با بهره مندی از ابزار های نوین جمع آوری و پردازش داده ها می تواند مدیران را در جهت تحقق اهداف، یاری و پشتیبانی نماید . کامپیوتر ، سر عت ، دقت و صحت تصمیم گیری را افزایش داده و در نتیجه سطح سرعت، صحت و دقت کار در سازمان بالا می رود سیستم اتوماسیون تاثیر به سزایی در صحت ، دقت ، اقتصادی بودن، بهنگام بودن تصمیم گیری مدیران وحوزه استادی آن را داشته در این تحقیق اثرات سیستم اتوماسیون بر بهبود تصمیم گیری مدیران در شهرداری استان تهران را مورد بررسی قرار می گیرد(ایران نژاد،81،1382).

 

2-1 بیان مسئله

 

 

 

تصمیم گیری را به اشکال گوناگون و از زوایای مختلف تقسیم بندی کرده اند. تصمیمات مداخله ای :این نوع تصمیمات از ارتباط یک فرد مقتدر به عنوان فرادست نشأت میگیرد. این فرد تصمیمات را اتخاذ میکند و از طریق سلسله مراتب اقتدار به زیردستان خود ابلاغ مینماید؛

 

تصمیمات استینافی:این نوع تصمیمات حاصل پیشنهادات یا ارجاعات زیردستان است و طبق همین ارجاعات تصمیم اتخاذ میشود؛

 

تصمیمات خلاق:این نوع تصمیمات به خلاقیت و ابتکار مدیر بستگی دارد. مدیر فردی هوشمند و توانا و برخوردار از آگاهی است که موقعیتها ومسائل را به خوبی می شناسد و میتواند بر اساس فراست خود، از فرصتها به خوبی استفاده کند و تصمیمات لازم را اتخاذ نماید(امینی،47،1375).

 

تصمیمات ممکن است فردی یا گروهی باشند. تصمیمات فردی، آن نوع تصمیماتی هستند که توسط یک فرد گرفته میشوند و دیگران از آن تبعیت میکنند.ممکن است تصمیمات فردی ناشی از خودکامگی مدیر، تخصص وی یا شرایط بحرانی باشد. تصمیمات گروهی به نوعی از تصمیمات اطلاق میشود که توسط افراد ذینفع، صاحبنظر یا کسانی اتخاذ میگردد که به نحوی در اجرای آن مشارکت دارند.

 

تصمیم گیری در شرایط و موقعیت های گوناگون انجام میشود که یکی از آنها شرایط اطمینان است. در این موقعیت، اطلاعات مؤثق و قابل اندازه گیری و دقیقی وجود دارد که در آینده به آسانی قابل پیش بینی است. دومین حالت، شرط ریسک(مخاطره) است، در این وضعیت، نتیجه احتمالی مشخص نیست، اطلاعات کامل و دقیق در دسترس قرار ندارد و قابلیت پیش بینی کمتر است. سومین حالت، عدم اطمینان است که در این وضعیت، تصمیم گیری غیرممکن است، زیرا اطلاعات مادرباره موضوع کم و ناچیز است .

 

آیا تمام تصمیم های سازمانی هم نوع بوده و در شرایط یکسان اتخاذ میشوند؟ مسلما نه. مدیران هنگام اتخاذ تصمیم با  شرایط مختلفی سرو کار دارند. همچنین تصمیم هایی که توسط انان اتخاذ میشوند، ماهیتی  متنوع  دارند. با اقدام به بررسی های گسترده بدیل های متعددی ارزیابی میشوند تا برای مثال در مورد بنای یک ساختمان تصمیم گیری شود.از طرفی نواوریهای جدید در عرصه فن آوری اطلاعات با  در دسترس قرار دادن شبکه هایی با سرعت بالا امکان تولید و مدیریت مقادیر زیادی از اطلاعات را متناسب با نیازکاربران و در راستای اهداف توسعه فراهم می اورند. فن اوری، مهارت فکر کردن و عمل کردن نظامند را به مدیران منتقل می کند . تفکر نظامند به این مفهوم است که فرد توانایی درک این نکته را داشته باشد که کارکردهای گوناگون سازمان به یکدیگر وابسته اند و تغییر در هریک از بخشها ناگزیر دیگر بخشها را تحت تاثیر قرار می دهد. زیر بنای داشتن چنین تفکری داشتن تفکر نظامند است که از طریق فن اوری ایجاد می شود(رضائیان،216،1376).

 

به عبارت دیگر با درک روابط منطقی بین داده ها،مدیر به تفکر منطقی مجهز میشود و قدرت درک روابط میان اطلاعات و مولفه ها را کسب میکند.بر همین اساس و در جهت بهره گیری از فن اوری اطلاعات ،در کشورمان،تحلیل‌گران و طراحان سیستم‌های اداری سعی کرده‌اند گردش مکاتبات اداری‌ را در سازمان‌های خودمکانیزه کنند.با توجه به انگیزه مدیریت عالی و امکانات هرسازمان،این تلاش‌ها از کمترین سطح‌ تا بالاترین سطح را هدف قرار داده است.در 1 سال اخیر،کمتر سازمانی را می‌توان یافت که هیچ تلاشی در این زمینه‌ نداشته باشد.

 

امروزه پیشرفت فناوری و حرکت دنیای عظیم‌ رایانه با سرعت غیر قابل تصور آن از یک سو و توقعات و نیازهای روزافزون مشتریان و ارباب رجوع‌ در محیطهای اداری از سوی دیگر،سازمان‌ها را مجبور به استفاده از روش‌های سریع‌تر و ساده‌تری‌ برای انجام عملیات روزمره کرده است.این امر در کشور ما،در مکاتبات داخل سازمان و مکاتبات بین‌ سازمانی نمود بیشتری دارد(جراحی،144،1383).

 

در این تحقیق با توجه به مطالب ارائه شده و اهمیت تصمیم گیری مدیران ،همچنین مکانیزاسیون  مکاتبات اداری سعی بر آن است تا به برسی مقایسه ای عملکرد مدیران در تصمیم گیری در شهرداری استان تهران بپردازیم. بنابراین سوال این تحقیق به صورت زیر مطرح شده است:

 

آیا  سیستم اتوماسیون بر بهبود تصمیم گیری مدیران شهرداری و حوزه ستادی آن تاثیر دارد؟

 

3-1- اهمیت و ضرورت تحقیق

 

در ضرورت انتخاب موضوع رساله حاضر میتوان بیان داشت که: فناوری و ابزارهای الکترونیک و رایانه­­ ای در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و اطلاعات موردنیاز آنها خواهند گذاشت . امروزه نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات الکترونیکی هستند . کاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون یک منبع ارزشمند، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می برند . از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیتهای سازمان محسوب می شوند، لذا بایستی سسیتم هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند . هدف نهایی چنین سیستم هایی کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات دردسترس در زمان موردنیاز و به شکل قابل استفاده است . امروزه سیستم های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه های فعالیت یک شرکت ایفا می کنند . توجه به سازمان های موفق نشان می دهد که همگی آنها به سیستم های اطلاعاتی جهت فعالیت روزانه شان مجهزند. چالش حقیقی که سازمانها با آن روبرو هستند، صرفاً به کارگیری سیستم های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست، بلکه هدف اساسی «استفاده اثربخش سیستم های اطلاعاتی در مدیریت» است . سیستم های اطلاعاتی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می شوند، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثربخش اهداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می­گردند.

 

متحول شدن ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمانها و موسسات اقتصادی از آنچنان رشد سریعی بر خوردار است  که دیگر فرایند های کند و زمان بر اداری به روال پیشین پذیرفتنی نیست . بر این اساس ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرایند های اداری پرداخت . بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر ، با جمع آوری  اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها ، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم   می سازد . نرم افزار اتوماسیون  به عنوان بخشی  از مجموعه سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت ، با بررسی مدل های فعالیت سازمان های بخش  عمومی و موسسات صنعتی و بازرگانی طراحی و تولید شده است و می تواند به خوبی پاسخگوی  نیاز های یاد شده باشد . در پازل چند مربعی قدرت آنچه که مهم است این است که دیگر ، قدرت در نهاد ها ( مثل قدرت )، سازمان ها یا کنترل کنندگان نماد ها  متمرکز نیست . قدرت در شبکه های جهانی ثروت ، اطلاعات و تصاویر که نظامی با هندسه متغیر و جغرافیایی غیر مادی است ، نشر می یابد و استحاله می شود اما از بین نمی رود(بهشتیان،182،1387).

 

این تحقیق و نتایج آن نه تنها می تواند در آشکارسازی نقاط قوت و ضعف سیستم و رفع مغایرتهای احتمالی سیستم اتوماسیون در سازمان متبوع موثر باشد بلکه می تواند درسرعت بخشیدن به انتخاب و  ناگزیر الزامات سازمان های مدرن ، در بعد تجهیز به فناوریهای سخت افزاری نرم افزاری سبز فایل در سازمان های همنوع و در سطح وسیعتر در سازمان های زیر مجموعه وزارت کشور و سایر سازمانها نقش آفرینی کند.

 

4-1 اهداف تحقیق

 

1-4-1 هدف اصلی

 

بررسی تاثیر سیستم اتوماسیون بر بهبود تصمیم گیری مدیران سازمان های دولتی

 

• اهداف فرعی

 

• بررسی اجرای اتوماسیون اداری برسرعت و سهولت تصمیم گیری مدیران سازمان های دولتی

 

• بررسی اجرای اتوماسیون اداری براقتصادی بودن تصمیم گیری مدیران سازمان های دولتی

 

• بررسی اجرای اتوماسیون اداری بر میزان صحت و دقت تصمیم گیری مدیران سازمان های دولتی

 

• بررسی بهبود تصمیم ­گیری مدیران دربین گروه های تحصیلی­و معاونتهای مختلف سازمان

 

• بررسی میزان سابقه افراد بربهبود تصمیم گیری مدیران در سازمان های دولتی