وبلاگ

ثبت الکترونیکی اسناددرسازمان ثبت اسنادواملاک

درقرن حاضرروش جدیداداره حکومت ها مبتنی براستقرار دولت الکترونیک می باشد[۱].لذا همانطورکه قبلااشاره شدازجمله اقداماتی که دراین زمینه توسط قانونگذاران ومسولین محترم کشورعزیزمان صورت گرفت تصویب قانون برنامه پنجم توسعه کشوروقانون ارتقاءسلامت اداری است .لذا به موجب قوانین فوق الذکرتکالیفی نیزبرعهده سازمان ثبت اسنادواملاک قرار گرفت.

ازآنجائیکه پیشرفت مثل هرامری ازمبدابایدآغازشوداین سازمان کهن وحاکمیتی بامدنظرقراردادن اینکه تحولات اقتصادی واجتماعی نظام نوین تولیدثروت قرن جدیدنیازبه برنامه ریزی وتدبیرواصلاح قوانین قدیمی پالایش وتصویب قوانین جدیددارددرصددبرآمدندکه بابه کارگیری شیوه های نوین واستفاده ازفضای مجازی واینترنت سرمایه های مادی ومعنوی مردم راکه باسعی وتلاش به دست آمده به سمت وجهتی هدایت نمایندکه امنیت مالکیت درجامعه تضمین گردد.حرکت به سمت فناوری های نوین وافزایش آگاهی عمومی نسبت به ارزش خدمات ثبتی باعث افزایش ثبت رسمی وکاهش مشکلات ناشی ازآن می شود.[۲]

تسهیل وشفاف سازی خدمات ثبتی ‚یکنواخت شدن روندثبت اسناد‚شفاف سازی فعالیت دفاتراسنادرسمی وسرعت درپاسخ گوئی به نیازهای مردم ‚ارتقاءسلامت اداری وتکریم ارباب رجوع ‚تقویت نظارت دقیق وموثر برعملکردواحدهای ثبتی ودفاتراسنادرسمی ‚شفاف سازی ‚ارتقاءکمی وکیفی خدمات توام بامکانیزه سازی روش های خدمات رسانی ازجمله اهداف والای این طرح ملی است.غافله مدرن جریان داردولحظه به لحظه شتاب بیشتری می گیرد‚جامعه مدرن منفعت رادرمنافع جامعه می داند.

مراجعات فراوان مردم باعث تحمیل هزینه های فراوان به دستگاه های اداری کشور می گرددکه سلامت اداری راموردتحدیدقرارمی دهد.باتوجه به تعداداندک کارمندان به نسبت مراجعین وعدم امکان پاسخ گوئی ‚افراددرصددبر می آمدندتا ازراه کارهای غیرمشروع کارخودراپی گیری کنند.وشبکه دلالی به وجود می آمدکه طبیعتا مفاسدومشکلاتی نظیرجعل رابه همراه داشت . ازاین روبا بازخوانی رویه اداری درتمام بخش ها اقدامات فراوانی پایه ریزی گردیدتا ارائه خدمات به نحوغیرحضوری ساماندهی شده ومراجعات حضوری کاهش یابد

لذامسولین باارزیابی وآسیب شناسی که به عمل آوردندراهبردهایی رافراهم نمودندکه هدف آن ایجادتسهیل وتسریع درخدمات ثبتی وکاهش مراجعات حضوری ازطریق توسعه خدمات الکترونیکی است .[۳]

بابازخوانی فرایندخدمت رسانی دربخش های مختلف ازجهت حقوقی شیوه ها ورویه ها راباروش های نوین انطباق دادندتا بتوانندخدمات غیرحضوری راتسهیل نمایند.بعلاوه درگذشته شیوه های سنتی خدماتی درحوزه های ثبت رسمی درکشوراعمال می شدوتنظیم وصدورسالانه بیش از۲۵ملیون سندمشکلات زیادی را به همراه داشت و درمواردی تخلفات بزرگی صورت می گرفت که سازمان ثبت اسناداطلاع دقیقی ازتخلفات نداشت که امروزه باشبکه های متمرکزوسیستمی ارتکاب این تخلفات تقریبا ازبین رفته است ونیزدرگذشته سازمان ثبت اسنادواملاک به نحودقیق ازچگونگی فعالیت دفاتراسنادرسمی وازدواج وطلاق درسرار کشوراطلاع نداشت وامکان رصددقیق فعالیت آنها وجودنداشت که درحال حاضربااجرای طرح نوین ثبت امکان نظارت برخط ومتمرکز همه فعالیت ها ی اجزای سازمان فراهم شده است .[۴]

به گفته رئیس محترم ثبت اسنادواملاک شیوه های سنتی ارائه خدمات درعصرحاضردیگرپاسخگوی کامل آثارحقوقی فعالیت های اجتماعی نیست.بادرنظرگرفتن این واقعیت که درعصرالکترونیکی شدن مراجعات به ادارات انجام اموربه شیوه سنتی وباتاخیررانمی پذیردوطولانی شدن روندارائه خدمات سبب ایجادنارضایتی ونتایج نامطلوب ازجمله فسادوتحمیل هزینه های اضافی درجامعه می شود.سازمان ثبت اسنادواملاک باآسیب شناسی رونداجرای اموروفرایندهای خدمات رسانی درحوزه اسنادرسمی وارائه خدمات عمومی وثبتی اصلاح شیوه هارا دردستورکارقرارداد.تغییرفرایندثبت سنتی به نوین براساس این ضرورت دردستورکارقرارگرفت تاضمن شفاف سازی وتسریع امورآثارحقوقی این فعالیت ها بیشترموردتوجه وعنایت قرارگیرد.

[۱]  – [۱] – نقشینه ، وحید ، حکومت مداری خوب با دولت الکترونیک ، روزنامه ایران ، یکشنبه ۳۰/۲/۱۳۸۶ سال سیزدهم ، شماره ۳۶۴۲، ص ۱۶

[۲]  – – تویسرکانی ، دکتر احمد ، معاون قوه قضائیه ورئیس سازمان ثبت اسناد واملاک کشور ، ماهنامه سند ،نشریه سازمان ثبت اسناد واملاک کشور ، سال نهم ، شماره ۸۴، مهر وآبان ۱۳۹۲

[۳] – تویسرکانی ، دکتر احمد ، معاون قوه قضائیه ورئیس سازمان ثبت اسناد واملاک کشور ، ماهنامه سند ،نشریه سازمان ثبت اسناد واملاک کشور ، سال نهم ، شماره ۸۳، شهریور ۱۳۹۲

[۴]  – همان

دفاتراسنادرسمی

از ابتدای تاسیس سازمان ثبت اسنادواملاک کشورودرنظام وساختار سنتی وقدیمی اداری ومدیریتی آن بخشی ازوظایف اجرائی برعهده نهادهای تخصصی مدنی یعنی دفاتراسنادرسمی ودفاترازدواج وطلاق محول شده است .دفاتراسنادرسمی بخش قابل توجهی ازعرضه خدمات ثبتی وتنظیم وثبت اسنادرسمی رابرعهده داشته وضمن انجام  مزبورکارمشاوره رایگان وخدمات معاضدت قضائی جامعه رانیزانجام می دهند.واگذاری بخشی ازامورحاکمیتی شامل ثبت وانتقالات وتعهدات توسط قوه قضائیه به بخش خصوصی متخصص علاوه بربالا بردن دقت درتنظیم اسنادوسلب مسولیت حاکمیت دراین زمینه قسمت مهمی ازشکایات علیه حکومت یاکارگزاران حکومتی وجبران خسارات ناشی ازاشتباه درتنظیم اسنادرابه سمت گروهی ازخودمردم یعنی سردفتران اسنادرسمی هدایت نموده است.

گفتار اول : طرح مطلب

واگذاری بخشی ازامورحاکمیتی سازمان ثبت اسنادوانتقالات وتعهدات توسط قوه قضائیه به بخش خصوصی متخصص علاوه بربالابردن افت درتنظیم اسنادوسلب حاکمیت دراین زمینه قسمت مهمی ازشکایات علیه حکومت یاکارگزارن حکومتی وجبران خسارات ناشی ازاشتباه درتنظیم اسنادرابه سمت گروهی ازخودمردم یعنی سردفتران اسنادرسمی هدایت نموده است.درواقع دفاتراسنادرسمی درجلب اعتمادمردم موفق بوده اند.

دفاتراسنادرسمی بخش قابل توجهی ازعرضه خدمات ثبتی وتنظیم وثبت اسنادرسمی رابرعهده داشته وضمن انجام امورمزبورکارمشاوره رایگان وخدمات معاضدت قضائی جامعه رانیزانجام می دهند.[۱]

نظام اداری کشوربه دفاتراسنادرسمی به عنوان بخش خصوصی باوظائف مهم حاکمیتی اعتماد دارد که این ناشی اززیرساخت های مناسب دفاتر است که الگوئی مناسب برای خصوصی سازی امورپیش روی دولتمردان جمهوری اسلامی قرارمی دهد.

ازنظراقتصادی دفاتراسناد رسمی درازاء سهم اندک خود‚مامورمطمئن برای وصول حقوق دولتی اندوبیش ازآنچه بهره می برندحقوق دولتی راوصول می کنندوهمواره باانجام این وظیفه به بیت المال خدمت شایانی می کنند.

این دفاتر اکثرا بدون هیچ هزینه ای برای دولت درکشورمستقربوده وبخش وسیعی ازخدمات ثبتی درحوزه انتقال حقوق ومالکیت وثبت وقایع انجام می دهندوعلاوه براینکه درخدمت مردم هستند‚حقوق دولتی حق الثبت ‚مالکیت ‚مالیات یاعوارض‚مالیات ارزش افزوده و….رانیز وصول می نمایند.

دفاتراسنادرسمی به دلیل پراکندگی مناسب جغرافیایی درتمام شهرهای کشورواینکه مسولین این دفاترکسانی هستند که تحصیلات حقوقی دارندویک سیستم نظارتی کامل باقدمتی بیش از۸۰ سال بردفاتراسنادرسمی حاکم است بنابر این بعنوان مناسب ترین پیشخوان درکشورانتخاب شدندوبااین انتخاب این امکان که هرایرانی درهرنقطه ازکشوربتواندبراحتی ازخدمات ثبت الکترونیکی بهره مندشودفراهم گردیده است.

لازم به ذکراست که پرچالش ترین امرکشورکه بحث مالکیت است بیش از۸۰سال که بدون مشکلی توسط دفاتراسنادرسمی مدیریت می شودومیزان تخلفات آن ناچیز است .

چون انتصاب وصدورپروانه سردفتری یادفتریاری ازطرف رئیس قوه قضائیه صورت می گیرددرنتیجه این گونه برداشت می شودکه این افراد موردتائیدعالی ترین مقام قضائی کشورایران قرارگرفته اند

باتوجه به نظارت های شدیدی که توسط قوه قضائیه سازمان بازرسی کل کشورسازمان ثبت اسنادواملاک اداره کل ثبت استان ها وزارت اموراقتصادی ودارائی وکانون سردفتران ودفتریاران به طورمرتب بازرسی می شودیک اعتمادنسبی نسبت به دفاتر اسنادرسمی دربین عموم حاکم شده است . نکته قابل توجه این است که سندنویسی درسایه تسلط نسبی به قوانین ومقررات متعددحقوقی میسرمی شودواین امرازدیربازتخصص وهنردفاتراسنادرسمی ونقطه اتکای افکارعمومی درتنظیم روابط حقوقی‚ مالی وتثبیت خواسته آحادجامعه بوده است . سردفتران بااستنادسوگندی که یادمی کنندوباعنایت به آیه شریفه قرآن کریم کاتب بالعدل نام گرفته اندودرپیشینه اجتماعی وفقهی وحقوقی مهمترین عنوان آنان هدایت کارشناسانه  واراده آزادافرادجامعه وتبدیل وتعدیل آن درمسیرمقررات شرعی وحقوقی وتنظیم صحیح وعادلانه این روابط درقالب اسنادرسمی است واین ویژّگی منحصربه فردشغل سردفتری است .

[۱]-  برنامه عملیاتی ۱۳۸۵سازمان .اداره ثبت اسنادواملاک استان تهران “/http:/www.sabtehran.ir/portals09

سابقه ثبت الکترونیکی دردفاتراسناد رسمی

 قبل ازورودبه عمق بحث  ذکراین مطلب  قابل توجه است که درهنگام تهیه مطالب موردنیازپژوهش حاضرهنگامی که ازیکی ازسردفتران محترم درخصوص ثبت الکترونیکی سوال کردم وخواستم تاتفاوت آن راباثبت سنتی بیان نمایندنسبت به بکاربردن واژه “سنتی “حساسیت شدیدوخاصی رااز خودنشان دادند.ایشان این گونه تعبیرنمودندکه سنتی بودن ثبت بالاخانه ای رادرذهن متبادرمی کند که چندنفرنویسنده با جوهرومرکب سند می نوشتند وبعدثبت دفترمی کردند وتمبربر روی سند می چسباندندو……

البته منظوراینجانب ازسنتی بودن مقایسه کلی  زمان استفاده وبهره وری از فناوری جدیدجمع آوری اطلاعات وزمان قبل ازآن بود.لازم به ذکراست ایشان گنجینه بسیارارزشمندی برای اینجانب محسوب می شوندزیراباوجودمشغله زیادی که داشتندبی دریغ ومنت  اطلاعات موثق وبااهمیتی را دراختیارم قراردادند.ای کاش اجازه داده بودندتادراین پژوهش درمقام قدردانی نام ایشان راذکرنمایم.

اکنون‚درقرن بیست ویکم‚اگرکسی کامپیوترنداندبیسوادمحسوب می شود.بنابراین ازسال۱۳۷۲دفاتراسنادرسمی جهت مکتوب نمودن ونوشتن اسنادخودرابه تجهیزات نوین  ازقبیل دستگاه رایانه اسکنروپرینترمجهزنموده وکلیهاسنادخودرادرکامپیوتروتوسط نرم افزارهائی

 که دراین زمینه تهیه کرده بودندثبت می نمودند.وسامانه ای سنتی ‚قبل ازارائه ثبت آنی درحال اجرابوده است.

بنابراین می توان گفت ثبت الکترونیکی سندسابقه ای بیش از۲۰سال رادردفاتراسنادرسمی داردوتااین اواخرنرم افزارهای مورداستفاده دفاتربه یک بلوغ کاملی درتنظیم انواع اسنادرسیده بودوتمامی روال ها وفرایندها یی که دردفترخانه برای کنترل هرچه بهتر امور نیاز داشت درنرم افزار پیش بینی شده بود.

نرم افزارهای مذکور از شرکت های خاصی تهیه می شدکه پس ازنصب فقط درهمان سیستمی که کاربر باآنکارمی کردجوابگو بودوعلاوه براین هزینه های زیادی رابه دفاترتحمیل می کرد.

لازم به ذکر است طبق اظهارات یکی ازسردفتران محترم وباسابقه حوزه تهران ازسال ۵۸پس ازپیروزی انقلاب اسلامی اسامی افرادی که ممنوع المعامله بودند اعلام می شدودفترخانه هابدینوسیله بانک اطلاعاتی کاملی ازاین افرادجمع شده بودواین کاری بودکه سازمان ثبت انجام نداده بود.

به گفته سرپرست دفترتوسعه  فناوری اطلاعات سازمان ثبت اسنادواملاک کشورکارگروه ثبت آنی باتشکیل جلساتی درشهریورماه سال ۹۰ لغایت خرداد۹۱(۹ماه) باهمکاری کانون سردفتران ودفتریاران مرکز تشکیل گردید.دراین کارگروه تمام مفاهیم ثبت آنی به بحث گذاشته شدومختصات وتعاریف آن دراین کارگروه انجام گرفت وبه موازات آن فازشناخت وتحلیل فرایندهای درون دفاتراسنادرسمی آغاز گردیدکه تمامی فرایندهای درون دفاتراسنادرسمی برای صدورسندرسمی مدل سازی شده واطلاعات آن  پایه ای برای تولیداین نرم افزار قرارگرفت (باتوجه به آنکه سامانه ای سنتی ‚قبل ازارائه ثبت آنی درحال اجرابوده است‚فرایندهای سامانه ثبت آنی به صورت مستنداحصاشده است ودرنهایت با تغییردرمنطق ومحتوای فرایندها ازسامانه ثبت آنی به الکترونیکی انتقال یافته است.سپس نسخه اول نرم افزارثبت آنی در۱۱دفترخانه تهران اجراگردیدوبدین ترتیب ایرادکارشناخته واقدامات لازم درجهت تکمیل آن انجام پذیرفت ونرم افزارهایی که درحال حاضرنهائی شده است درمراحل مختلف باکمک خودسردفتران تائیدشده است.

بیش ازهزار نفرساعت کارآموزشی چهره به چهره نیزجهت اجرای موفق این پروژه برای سردفتران اسنادرسمی وکارکنان واحدهای ثبتی کشوربرگزارشده است.

اجرای تکالیف قانونی دردفاتر اسنادرسمی

درراستای تحقق چشم اندازوراهبردهای سازمان ثبت اسنادوانجام تکالیف سازمان ‚مطروحه درمواد۴۶و۲۱۱ قانون برنامه پنجم توسعه کشوروبه دنبال آن ‚ماده ۱۲قانون ارتقاءسلامت اداری ومبارزه بافساد‚برنامه عملیاتی برای اجرای طرح های فناوری اطلاعات سازمان تدوین گردید.براساس این برنامه ‚مجموعه ای ازطرح ها به صورت مرحله ای ازنیمه دوم سال ۱۳۸۹ آغازشد.مجموعه این طرح ها رادرچهاردسته کلی می توان برشمرد:

بند اول : طرح های حوزه زیرساخت

 طراحی حوزه زیرساخت  ‚تولیدوتامین زیرساخت های نرم افزاری ‚سخت افزاری‚ارتباطی‚امنیتی وصدورگواهی امضای الکترونیکی رادربرمی گیرد.

بند دوم : طرح های حوزه اموراملاک

شامل :طراحی ‚تولیدواستقرار”سامانه استقرار استعلام الکترونیکی”‚”سامانه ارسال الکترونیکی خلاصه معامله “‚سامانه بازداشت ورفع بازداشت”‚نرم افزارتحت وب مدیریت املاک وکاداستر”‚و”نرم افزارتعیین تکلیف وضعیت ثبتی اراضی وساختمان های فاقدسندرسمی “

الف)بررسی حوزه اموراملاک

درحوزه اموراملاک ‚۵طرح نرم افزاری کشوری باهمکاری حوزه معاونت اموراملاک ودفترتوسعه فناوری واطلاعات اقدام گردید.اولین طرحی که دراین حوزه وبا همکاری حوزه معاونت اموراسنادوکانون سردفتران ودفتریاران انجام شده است ودارای اهمیت فراوانی است ‚سامانه استعلام الکترونیکی ملک است.

الف-۱) سامانه استعلام الکترونیکی

طراحی وتولیداین سامانه ازنیمه دوم سال ۸۹ آغازوپس ازطی مراحل تست وپایلوت ‚ازمهرماه سال ۱۳۹۰ به تدریج درکشوراستقراریافت.بخشنامه مربوط نیزتحت عنوان “دستورالعمل نحوه استفاده ازسامانه الکترونیکی استعلام وپاسخ استعلام املاک”نیزازسوی سازمان به بخش های ذیربط ابلاغ گردید.براساس این طرح ‚استعلام وضعیت ملک ازدفترخانه به صورت الکترونیکی صادروبه واحدثبتی ارسال می شودوپس ازتطبیق اتوماتیک اطلاعات استعلام الکترونیکی بابانک جامع ونیزبررسی مستندات

 موجوددرواحدثبتی ‚نتیجه که همان پاسخ استعلام است به صورت الکترونیکی به کارتابل دفتراسنادرسمی ارسال می شود.

شایان توجه است که امکان ارائه آماری ازمیزان عملکردسامانه وجودداردومی توان به صورت برخط ازپشت سیستم های مجاز ‚عملکردسامانه راملاحظه نمود(تعداد دفاتر اسنادرسمی بهره بردار‚تعدادواحدثبتی بهره بردار‚تعداداستعلام الکترونیکی صادره وتعدادپاسخ الکترونیکی صادره)

اجرای طرح استعلام الکترونیکی درراستای تکالیف مندرج دربند”م”ماده ۲۱۱قانون برنامه پنجم توسعه کشوراجراشده است .براساس این بندسازمان ثبت مکلف شده است تادرراستای توسعه سامانه یکپارچه ثبت اسنادواملاک وراه اندازی مرکزملی داده های ثبتی ‚نسبت به الکترونیکی کردن کلیه مراحل ثبت معاملات تاپایان سال دوم برنامه اقدام کندبه نحوی که امکان پاسخ آنی والکترونیک به استعلامات ثبتی وثبت آنی معاملات بابکارگیری امضاءالکترونیک مطمئن فراهم شود.

برای حذف کامل فرایندکاغذی استعلام اقدامات خوبی مانندحذف برگه استعلام ازعداداوراق بهادارونیزراه اندازی وبهره گیری ازگواهی امضای الکترونیکی مطمئن انجام گرفته است ودیگرنیازی به ارسال برگه استعلام به موازات ارسال استعلام الکترونیکی نیست.

الف -۲)دستاوردهای اجرای طرح استعلام الکترونیکی

مهمترین دستاورداین طرح ‚عمل به یک تکلیف قانونی است.دستاورددیگر‚تجمیع اطلاعات حدود۴۲۰ سرورواحدهای ثبتی درقالب ۳۱سروردرمراکزاستان هاوتکمیل وبهره برداری اززیرساخت های ارتباطی بین دفاتراسنادرسمی وواحدهای ثبتی وسازمان ثبت است که ضمن ارتقای امنیت اطلاعات ‚زمینه ارائه خدمات الکترونیکی وانجام سایرطرح های نرم افزاری رافراهم می نماید.دستاوردسوم ‚بالارفتن دقت درتکمیل استعلام وارائه پاسخ ودرنتیجه کاهش خطاهای انسانی است .بالا رفتن سرعت پاسخ به ویژه برای املاکی که دارای پرونده شفاف وکامل هستندنیزازجمله دستاوردهای این طرح است.پیشگیری ازتخلفات وجعل ازدستاوردهای مهم دیگراین طرح است .کاهش سفرهای درون وبین شهری وحفظ محیط زیست ازبرکات این طرح است که باحذف کامل فرایندسنتی وکاغذی استعلام‚نمودکامل یافته است وبالاخره حذف ملیون ها برگ کاغذ وصرفه جوئی درهزینه ها ی آن ازمهمترین مزایای این طرح می باشد.

ب )ارسال الکترونیکی خلاصه معامله

امکان استفاده ازسامانه ارسال الکترونیکی خلاصه معامله ازتاریخ ۰۱/۱۰/۹۰ به طوررسمی وتدریجی آغازشد.هنگامی که خلاصه معامله به صورت الکترونیکی به واحدثبتی می رسدنیازمند داده آمایی دربانک است .

این نکته ‚یکی ازمهمترین مشکلات وچالش هاییاست که طی سال هاسازمان ومردم باآن دست به گریبان بوده اند‚چراکه عدم ثبت به هنگام خلاصه معامله دربانک ودفتراملاک ‚موجب به روزنبودن اطلاعات ودرنتیجه عدم تثبیت اطلاعاتی مالکیتی مردم وآخرین مالک می گردید.بااجرای کامل طرح الکترونیکی فرایندداده آمایی ووروداطلاعات خلاصه معامله به روش اپراتوری کاملا حذف گردیده است .اگربرای ارسال خلاصه معامله کاغذی ووروداطلاعات آن دربانک وامکانات ومنابع موردنیاز آن تنها۰۰۰‚۲۰۰ریال هزینه درنظرگرفته شود‚با بهره گیری ازارسال الکترونیکی صرفه جویی میلیاردی درهزینه ها انجام می شود.

ثبت الکترونیکی درنهادهای رسمی ثبت اسناد

قبل ازالزامی شدن ثبت آنی معاملات ‚جهت شناسایی نواقص آن ‚پیرومصوبه جلسه مورخ ۳۰/۳/۱۳۹۱وعطف گیرد به نامه شماره ۶۶۰۷۸/۱۳۹۱ سازمان ثبت اسنادواملاک کشور‚باحضورریاست محترم سازمان واعضای محترم هیئت مدیره کانون سردفتران ‚۵دفتراسنادرسمی درتهران جهت اجرای آزمایشی نرم افزارثبت الکترونیکی اسنادمعرفی شدند.افزون براین براساس مصوبات پنجاه وهشتمین جلسه شورای فناوری اطلاعات مورخ ۲۰/۹/۱۳۹۱ راه اندازی ثبت آنی معاملات دردفاتراسنادرسمی استان چهارمحال و بختیاری به عنوان پایلوت براساس برنامه زمانبندی ‚الزام آورشد.

به طوررسمی دراجرای مواد(۴۶) و(۲۱۱)قانون برنامه پنجم توسعه وهمچنین ماده (۱۲) قانون سلامت

نظام اداری وبند”ب” ماده (۴۸)قانون برنامه پنجم ‚سازمان ثبت اسنادواملاک کشور‚دفاتراسنادرسمی

کل کشوررااز تاریخ ۲۶/۰۶/۹۲ ‚مکلف به تنظیم سندازطریق سامانه سازمان مذکورکرده است وطرح

ثبت آنی دردفاتر اسنادرسمی وواحدهای ثبتی عملی گردیده است واشخاص می توانندبامراجعه به دفاتر باتکمیل فرمها ومدارک موردنیاز برای ثبت معاملات منقول وغیرمنقول خوداقدام نمایند.

سامانه ثبت الکترونیک اسناد‚شیوه تنظیم سندراباتحولات جدیدی روبروکرده است.مسولان وکارشناسان حوزه ثبت اسنادواملاک براین باورندکه درسامانه جدید(ثبت آنی)شفافیت ومواهب زیادی

درانتظارحقوق ومردم است که مردم به مرورمتوجه آثارجدی وفراگیرآن می شوند.

جهت اجرای همه جانبه وکامل ثبت آنی دستورالعمل هایی صادرگردیده است که اهم آن عبارتنداز:

۱٫دستورالعمل نحوه استفاده دفاتراسنادرسمی ازسامانه ثبت الکترونیک اسنادمورخ۲۴/۰۶/۹۲

۲٫دستورالعمل تهیه توکن (Token)برای صدورگواهی امضای الکترونیک دفاترRA دارای قابلیت های:

الف) استانداردامنیتی ۱۳-۲-۱۴۰FIPS

ب)تولیدتوکن باطول ۴۰۹۶بیت‚

ج)MOC

د)سهولت استفاده همزمان باسایرتوکن ها مورخ ۱۸/۰۳/۹۲

دستورالعمل الزام دفاتراسنادرسمی به برخورداری از:

الف)رایانه روزآمدباپردازنده حداقل ۴pentium  وحافظه موقت حداقل ۱GB ودارای دوپورت USB فعال سالم به طورهمزمان

ب)سیستم عامل ویندوز xp 7یا۸

ج) نرم افزارآنتی ویروس روزآمد

د) خط ارتباطی پرسرعت باحداقل سرعت ۵۱۲

دفاتراسنادرسمی با ادارات ثبت ازطریق فضای مجازی ارتباط دارندوبسترثبت آنی معاملات دردفاتراسنادرسمی وادارت ثبت فراهم گردیده که با بهره گیری ازفناوری نوین بابرقراری ارتباط مستقیم ومجازی بین دفاتراسنادرسمی وادارات ثبت‚اسنادصادره درهرنقطه ازکشوربه صورت آنلاین همزمان دربانک اطلاعات مرکزی سازمان نیزجمع آوری وثبت می شود.

باتوجه به حساسیت کاروبرنامه ریزی انجام شده فعالیت تمامی دفاتراسنادرسمی درچهارچوب طرح ثبت آنی الزامی است.باثبت آنی معاملات دردفاتراسنادرسمی اوراق یک برگی ونیم برگی حذف وفرم ثبت انواع قراردادها جهت تسهیل کارسردفتران ایجادگردیده است که علاوه برکاهش هزینه ها سبب هماهنگی وایجادوحدت رویه می گردد.این امرگام موثری درراستای شفاف سازی وسرعت بخشی به ثبت رسمی است.درحال حاضرصددرصدعملیات مربوط به صدوراسنادبه صورت مکانیزه دردفاتراسنادرسمی انجام می شودوتمامی دفاتربه وسیله سیستم الکترونیک تقاضای استعلام راارسال می کنندوفرم خلاصه معاملات نیزبه صورت مکانیزه به ادارات ثبت ارسال می گردد.بدین ترتیب سرگردانی وگرفتاری مردم درزمینه پاسخ استعلام وصدوراسنادتاحدودقابل توجه ای برطرف شده است وصرفه جوئی متعددی رابه همراه داشته است.سیستم های رایانه ای دفاتر مجهز به نرم افزاری است که بعدازانجام معاملات وثبت آنی سند‚خریداروفروشنده می توانند‚درهرنقطه ازکشورودرهمان لحظه سندثبت شده خودراازطریق واردنمودن شماره ملی سندورمزاختصاصی درسایت سازمان ثبت اسنادواملاک کشورمشاهده نمایند.

سازمان ثبت باتشکیل کارگروه های تخصصی درستادمرکزی واستان هاپاسخگوی سؤالات وابهامات دفاترمی باشدوضمن برقراری ارتباط باسازمان ازطریق پورتال (www.ssaa.ir)ونیزشماره تلفن ۶۳۴۸۵  آماده شنیدن نقطه نظرات ومشکلات آنها می باشد.مردم نیزمی توانندضمن تماس مشکلات خودرا اعلام کنند‚درزمینه ثبت سندباذکرشماره دفترخانه ‚سازمان هم اقدام به رفع مشکل می نماید.

به این ترتیب بانظارت سازمان ثبت اسناددفاتراسنادرسمی رصدمی شوندودرصورت بروزمشکل راهکارهای لازم ارائه می شود.